История городского архива началась в 1936 году, когда на основании постановления Северо-Кавказского крайисполкома от 5 июня был создан Сулимовский городской государственный архив. С тех пор учреждение меняло названия вместе с региональным центром: в 1937 году - Ежово‑Черкесск (и архив соответственно). А с 1939 года, после переименования города, архив стал Черкесским городским государственным архивом.
Тяжелые испытания выпали на долю архива в годы Великой Отечественной войны. В период оккупации с августа 1942 по январь 1943 года его работа была полностью прекращена, многие документы были утрачены. Возрождение началось в конце января 1943 года, а первое послевоенное поступление - 8 дел городской комиссии по расследованию злодеяний захватчиков - было зарегистрировано 3 июля 1945 года. Эти бумаги стали первыми кирпичиками в фундаменте послевоенной архивной летописи Черкесска.
Долгие годы муниципльный архив ютился в неприспособленных помещениях, а с 1985 года начал формироваться как самостоятельное хранилище управленческих документов. Сегодня он располагается в здании мэрии, имеет два архивохранилища, оснащен металлическими стеллажами и системой контроля температурно-влажностного режима.
По данным на 1 апреля 2026 года в фондах архива сосредоточено 23 045 единиц хранения в 540 фондах. Среди фондообразователей - мэрия города, налоговая инспекция, горбольница, прокуратура, троллейбусное управление и другие организации. Особую гордость составляют личные фонды героев: ветеранов Великой Отечественной войны, партизан, почетных граждан, а также участников специальной военной операции. В архиве также бережно хранятся документы семейного детского дома Втулкиных, рода Урусовых, материалы о ликвидации последствий наводнения 2002 года и другие.
С каждым годом количество обращений в архив увеличивается. Если в 1985 году поступил всего 21 запрос, то в 2025-м их было уже 2 068, а только за первый квартал 2026 года - 415. Граждане и организации обращаются для подтверждения трудового стажа и заработной платы для назначения пенсий, восстановления утраченных документов, подтверждения имущественных прав, получения земельных участков и жилья. Чтобы справляться с таким объемом, специалисты постоянно совершенствуют научно-справочный аппарат и внедряют цифровые технологии.
В архиве успешно работает программный комплекс «Архивный фонд» (версия 5.0), который является общероссийской базой данных и позволяет интегрировать информацию в единую архивную сеть. А с 2024 года почти 60 % запросов поступает через Государственную информационную систему «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЕЦП) - это значительно ускоряет и упрощает процесс получения архивных справок для жителей.
За период существования службы сменилось не одно поколение хранителей истории, которые заложили традиции бережного отношения к каждому документу. Сегодня эстафету приняли профессионалы, которые продолжают славные традиции: Наталья Брацыхина - начальник архивного отдела, Юлия Григорьева и Аминат Джентемирова - главные специалисты отдела.
Муниципальный архив города Черкесска - надежный мост между прошлым и будущим, ежедневно доказывающий, что даже в цифровую эпоху подлинник документа, заверенный временем и бережно сохранённый, остаётся главным свидетелем и гарантом справедливости.
